การส่งเอกสารให้ลูกค้า คู่ค้า หรือหน่วยงานต่าง ๆ อาจดูเป็นงานเล็ก แต่สำหรับบริษัทที่มีเอกสารจำนวนมาก ความผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจทำให้เสียเวลาและกระทบกระบวนการทำงานได้ การเลือก บริการส่งเอกสาร จึงควรพิจารณามากกว่าราคา
ก่อนเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์ส่งเอกสาร ควรตรวจสอบข้อมูลสำคัญอย่างน้อย 7 เรื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของบริษัท
1. ตรวจสอบพื้นที่ให้บริการ เริ่มจากดูว่าผู้ให้บริการสามารถรับและส่งเอกสารในพื้นที่ที่ต้องการหรือไม่ โดยเฉพาะบริษัทที่ต้องส่งเอกสารระหว่างกรุงเทพฯ และปริมณฑล หรือมีสำนักงานหลายแห่ง
หากมีการส่งเป็นประจำ ควรเลือกบริการที่ครอบคลุมเส้นทางหลักของธุรกิจ
2. เช็กระยะเวลาการจัดส่ง ไม่ใช่ทุกงานจำเป็นต้องส่งแบบด่วน แต่เอกสารบางประเภทมี Deadline ที่ชัดเจน จึงควรสอบถามว่าใช้เวลาประมาณเท่าไร และมีบริการ ส่งเอกสารด่วนภายในวัน หรือไม่
เอกสารที่มี Deadline ควรแจ้งล่วงหน้า
เช่น เอกสารสัญญา เอกสารยื่นหน่วยงาน หรือเอกสารที่ต้องมีผู้รับเซ็นกลับ
3. ตรวจสอบระบบติดตาม หากบริษัทมีงานส่งจำนวนมาก การรู้ว่าเอกสารอยู่ระหว่างขั้นตอนไหนช่วยลดภาระฝ่ายธุรการได้มาก
ระบบที่ดีควรตรวจสอบได้ว่า
- รับงานแล้วหรือยัง
- แมสเซ็นเจอร์กำลังเดินทางหรือไม่
- ส่งถึงผู้รับแล้วหรือไม่
- มีหลักฐานการส่งมอบหรือไม่
4. ดูรูปแบบการคิดราคา อย่าดูเฉพาะราคาเริ่มต้น ควรถามว่าค่าบริการคำนวณจากอะไร เช่น ระยะทาง จุดรับ-ส่ง จำนวนจุด หรือช่วงเวลา
สำหรับบริษัทที่ส่งบ่อย
ควรสอบถามแพ็กเกจรายเดือนหรือเงื่อนไขสำหรับลูกค้าธุรกิจ เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนระยะยาว
5. ตรวจสอบการจัดการเอกสารสำคัญ เอกสารบางประเภทมีข้อมูลของบริษัทหรือลูกค้า จึงควรสอบถามขั้นตอนการรับเอกสารและส่งมอบให้ชัดเจน
โดยเฉพาะกรณีที่ต้องส่งเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารที่มีลายเซ็น
6. ดูความยืดหยุ่นของบริการ ธุรกิจบางประเภทมีงานเร่งด่วนเข้ามาโดยไม่สามารถวางแผนล่วงหน้าได้ บริการที่สามารถรองรับงานด่วน งานหลายจุด หรือเปลี่ยนสถานที่รับส่งได้ตามเงื่อนไข จะเหมาะกับงานลักษณะนี้มากกว่า
7. ตรวจสอบความน่าเชื่อถือก่อนใช้บริการเป็นประจำ ควรดูข้อมูลบริษัท ช่องทางติดต่อ รีวิว และประสบการณ์ให้บริการ โดยเฉพาะหากต้องส่งเอกสารสำคัญเป็นประจำ
การเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมช่วยให้ฝ่ายธุรการลดเวลาประสานงาน และสามารถติดตามสถานะเอกสารได้เป็นระบบมากขึ้น
FAQ
ควรเลือกบริการส่งเอกสารจากราคาอย่างเดียวหรือไม่?
ไม่ควร ควรดูพื้นที่ ความเร็ว ระบบติดตาม ความปลอดภัย และเงื่อนไขการให้บริการร่วมกัน
เอกสารสำคัญควรเลือกบริการแบบไหน?
ควรเลือกบริการที่มีขั้นตอนรับ-ส่งชัดเจน สามารถติดตามสถานะ และมีหลักฐานการส่งมอบ
ถ้าบริษัทส่งเอกสารทุกวันควรทำอย่างไร?
ควรสอบถามแพ็กเกจสำหรับธุรกิจหรือบริการรายเดือน เพื่อเปรียบเทียบต้นทุนกับการเรียกใช้บริการเป็นรายครั้ง